各相关同学：
为促进研究生同学赴国（境）外开展国际学术交流，学校允许和鼓励符合条件的研究生赴国（境）外参加国际学术会议。请同学们高度重视，严格按照要求提前办理审批手续。自本公告发布之日起，不再受理员工在参加完学术会议完后补办审批手续。已在国（境）外员工申报及审批流程参照本通知执行。
由于近期网上申请系统不稳定，为方便同学办理，公司已经启动线下申请，具体要求如下。
一、应填写的表格和附件
1.请仔细阅读附件1填写说明并如实填写完整的信息；
2.准备邀请函（原件及中文翻译件各一份，中文翻译件须所在学院签字并加盖公章）；
3.填写附件2和3，出访行程单请加盖学院公章（模板参考附件）；
4.如办理签证需提供附件4，请提前自行使用官网发的模板格式填写，不能更改格式、字体、比例；
5.根据国家及学校最新规定，若员工使用科研经费（含导师科研项目经费、学院科研经费等）或申请使用研究生国际学术会议专项基金，且路线在获批行程单内，国内航空航班无直达境外目的地城市或多个出访地，可根据需要自行选择航空公司，不需要在系统上传附件5；若使用其他渠道资金仍需填写并上传此表审批。
二、材料递交时间和地点
1.如需要certificate letter 办理签证等事宜，请参会员工在会议起始日期前提前至少两个月提交申请至国际处。
2.如不需要certificate letter，只需由国际处出具的预算审批意见表提前办理相关财务事宜，请参会员工最晚不低于2个星期提交申请至国际处。
3.请将已经相关部门签字盖章的申报审批表及其他附件材料统一提交到A区主教楼国际处518办公室赵老师处。
三、注意事项
1.已申请到学校/导师/其他经费资助的同学，即有经费号，请在附件1里“经费来源”处完整填写项目名称及经费编号，如：XXX项目（经费号：XXX），已提交申请但未申请到的经费写在后面，并注明为“拟申请XXX项目”。
2.附件1里交流时间的起止时间为：会议开始前一天至会议结束后一天或两天（考虑时差的因素），原则上，会议开始前一天须为出境时间，会议结束后第一天或第二天须入境。例：某会议于2019年6月16日至2019年6月19日举行，则交流时间填写应为：2019年6月15日至2019年6月20日（或21日）。
3.申报及审核办理流程为：员工填写申请表，提供附件材料——导师及学院审核并签字盖章（包括日期及“同意”字样）——研究生院审批并签字盖章（包括日期及“同意”字样）——国际处（职工事务管理中心）受理出国（境）预算审批相关工作，并根据审核结果提供批件和预算表（此审批环节办结完预计为5-7个工作日）——员工自行完成相关财务流程——海外交流任务结束并返校后，应完成附件1的返校手续办理栏，提交不少于800字的交流总结并附至少三张交流照片至导师及学院。
（赴台参加学术会议的同学还需参照《太阳成集团教职工因公赴台办理流程》准备各类赴台申报资料，完成相应手续。）
四、咨询及联系方式
单 位 |
联系信息 |
咨询事宜 |
研究生院 |
65112440（研究生院楼506） |
研究生国际学术会议经费申请等相关政策咨询 |
严老师 65111932 （研究生院楼408） |
研究生院审批环节 |
国际处 （职工事务管理中心） |
赵老师 65111067（主教楼518） 张老师 65103019 （主教楼535） |
国际处审批环节 |
港澳台办 |
刘老师 65102100（主教楼528） |
港澳台办审批环节 |
附件：1.太阳成集团员工出国 (赴港澳) 交流申报审批表
2.出访行程单
3.太阳成集团员工出国（境）学习交流责任书
4.Certificate Letter模板
5.乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表 （如必要）
国际合作与交流处（职工事务管理中心）研究生院
2023年6月14日
